Forretningsorden

Mere end halvdelen (altså 6) af Ph.d.-rådets medlemmer skal være tilstede, førend Rådet er beslutningsdygtigt. Derudover skal mindst en repræsentant for hver af de fire udpegningsberettigede sektorer være tilstede (Danske Universiteter, Professionshøjskolernes Rektorkollegium, Danmarks Frie Forskningsfond, Kommunernes Landsforening). Dette gælder både uddelingsmøder og status- og planlægningsmøder.

Ph.d.-rådet ønsker at have en transparent praksis og god dialog vedrørende inhabilitet. Ph.d.-rådets retningslinjer for inhabilitet er et supplement til Forvaltningslovens almindelige bestemmelser om inhabilitet (kapitel 2, §3-6). Ph.d.-rådet har i drøftelsen om retningslinjer for inhabilitet taget udgangspunkt i bekendtgørelse om bevillingsfunktionen under Danmarks Frie Forskningsfond, tidligere retningslinjer samt gældende praksis. Ph.d.-rådets formand og medlemmer er udpeget i deres personlige egenskab og det vurderes, at Ph.d.-rådets beslutningskompetence bliver væsentligt forringet, såfremt dele af Rådet er inhabile eller ved at et fagligt område ikke er repræsenteret. Ph.d.-rådets formand og medlemmer har alle en eller anden relation til miljøer på universiteter og professionshøjskoler, og de har alene det samlede opdrag for Ph.d.-rådet for øje.

Stillingtagen til eventuel inhabilitet
I tilfælde af, at der opstår tvivl om et medlems habilitet, tager Rådet stilling med udgangspunkt i den konkrete sag. Rådets stillingtagen til et spørgsmål om inhabilitet skal fremgå af referatet af det pågældende møde. Rådsmedlemmet må ikke deltage i behandlingen og afgørelsen om spørgsmålet om sin inhabilitet og skal forlade mødelokalet under forhandlingen og afstemningen af spørgsmålet.

Ph.d.-rådet vurderer, at der er tale om inhabilitet, hvis:

• et medlem af Rådet har direkte ledelsesansvar for ansøger. Hvis der er flere ledelseslag imellem er man ikke inhabil.
• et medlem er vejleder for ansøger. Man er ikke inhabil, hvis man er medforfatter med vejlederen.

Er et rådsmedlem inhabil i forhold til en ansøgning, er man også inhabil i forhold til andre ansøgninger, hvis 10 ansøgninger eller derunder konkurrerer. Hvis den ansøgning, inhabiliteten er knyttet til, afgøres endeligt og dermed udgår af behandlingen, kan rådsmedlemmet deltage i behandlingen af de resterende ansøgninger.

Hvis et rådsmedlem er inhabil, forlader rådsmedlemmet lokalet under behandlingen af den pågældende ansøgning. Lokalet forlades også, når der er tale om inhabilitet ved prioritering, som beskrevet ovenfor.

Oplysningspligt
Ved indtræden i Ph.d.-rådet, skal et nyt medlem klarlægge, hvordan deres hjemmeinstitutions organisation ser ud – særligt i forhold til deres ledelsesmæssige relation til ansøgere og vejledere.

På uddelingsmøderne skal det af oversigten over ansøgere fremgå, hvilket konsortium ansøger tilhører. Hvert rådsmedlem skal ved hver ansøgning deklarere, hvilke relationer der er til ansøger og vejleder, hvorefter der foretages en konkret vurdering. Rådets medlemmer har derudover pligt til at oplyse Rådet eller sekretariatet om, hvis man er bekendt med, at der for ens eget vedkommende er forhold, som kan medføre inhabilitet. Oplysningen gives så vidt muligt til sekretariatet, inden det aktuelle møde afholdes. Ved behandling af generelle sager skal vedkommende, der uden at være inhabil, men kan have en særlig interesse i sagen eller er knyttet til andre med en mulig interesse i sagen, oplyse Rådet herom.

Hvert medlem af Rådet kan selv erklære sig inhabil, selvom Rådets regler tillader deltagelse under behandling.

Efter ansøgningsfristen til Ph.d.-rådet, som ligger sidst i maj/først i juni, screenes ansøgningerne for formalia af sekretariatet (bl.a. for, om ansøgeren indgår i et konsortium, at ansøgningen er godkendt af ph.d.-skole, at ansøgningens bilag er underskrevet). Administrativt afviste ansøgere får straks besked af sekretariatet med mulighed for at klage over afgørelsen i 14 dage. De øvrige ansøgninger parres efter tema og udsendes til ekstern bedømmelse. Det tilstræbes, at hver ansøgning modtager tre bedømmelser.

Når bedømmelserne kommer retur udsender sekretariatet disse til partshøring hos ansøger, hvor ansøgeren får mulighed for at gøre indsigelse mod deciderede fejl, mangler eller misforståelser i bedømmelserne. Partshøring er ikke til at rette op på kritik fra bedømmerne eller til at videreudvikle sit projekt.

På baggrund af bedømmelserne ranker sekretariatet ansøgningerne. Sekretariatet inddeler herefter ansøgningerne i tre grupper til førstelæsere i Ph.d.-rådet, således at der er højt og lavt rankede ansøgere i de tre grupper, sådan at alle Ph.d.-rådsmedlemmer læser ansøgninger bredt i ansøgerfeltet. Sekretariatet opdeler Ph.d.-rådets medlemmer i tre grupper, og hver gruppe er ansvarlig for at være førstelæsere på 1/3 af ansøgningerne. Sekretariatet tilsigter, at gruppen af førstelæsere udgøres af en repræsentant fra et universitet, et UC og praksisfeltet. Sekretariatet inddeler ansøgningerne til førstelæserne, således det er klart hvem der står for at motivere hver enkelt ansøgning under uddelingsmødet. Såfremt man er inhabil på en eller flere af de ansøgninger man skal præsentere, står man selv for at bytte internt mellem førstelæserne. Alle Ph.d.-rådets medlemmer bør have læst de 25 bedst rankede ansøgninger, samt orientere sig i de øvrige ansøgninger, som man ikke er førstelæser på. Formanden læser alle ansøgninger. Ph.d.-rådets medlemmer får bedømmelserne og ansøgningerne. Partshøringen eftersendes, hvis tidsplanen ikke tillader, at det hele sendes samlet – ansøgninger, bedømmelser og partshøring – til Rådets medlemmer.

Det er gruppen af førstelæsere (eller formanden, idet han ikke indgår i en gruppe), der bringer ansøgninger op til drøftelse, som ellers er ranket relativt lavt, men som gruppen (eller formanden) finder hårdt bedømt eller som er af særlig interessant karakter. Lavt rankede ansøgninger, som ønskes bragt op til drøftelse, skal meldes ind til sekretariatet senest tre dage inden uddelingsmødet, hvorefter sekretariatet skriver samlet ud, hvilke ansøgninger, der er bragt op. Kriterierne er de samme ved alle ansøgere, men det bemærkes at Rådet med fordel også kan kigge på ansøgninger, der repræsenterer nye, innovative metoder eller idéer.

På uddelingsmødet gennemgår Ph.d.-rådets medlemmer ph.d.-ansøgningerne en for en, startende med præsentation og motivation fra førstelæserne, hvorefter ansøgningen drøftes i plenum i Rådet. Ansøgningerne gennemgås startende med de bedst rankede ansøgninger, og ansøgningerne drøftes enkeltvist til Rådet er enigt om, at niveauet er tilpas langt nede til at ansøgningerne ikke behøves behandlet enkeltvist.

Under uddelingen opereres der med farverne grøn (skal helt sikkert modtage bevilling), gul (bobler – kunne godt fortjene bevilling) samt rød (skal ikke modtage bevilling). Når alle ansøgninger er gennemgået, drøfter Rådet de gule (boblerne), indtil Rådet har truffet en fælles afgørelse om årets uddeling.

Under uddelingen holder sekretariatet styr på, hvem der modtager bevilling/afslag og sekretariatet følger løbende med i, hvor mange midler der er forbrugt. På uddelingsmødet nominerer Ph.d.-rådet 11-12 stipendier (afhængig af tilgængelige midler og bevillingernes størrelse) der modtager en bevilling. Derudover udpeger Ph.d.-rådet to ekstra ansøgninger i prioriteret rækkefølge, som modtager bevilling i fald der er ansøgere der afslår sin bevilling. Alle ph.d.-stipendier uddeles så vidt muligt i konsensus.

Efter uddelingsmødet får ansøgerne besked, om de har modtaget bevilling eller fået afslag på deres ansøgning. Ph.d.-rådets beslutning er fortrolig indtil ministeriet har offentliggjort bevillingsmodtagerne. Det er ikke muligt at få uddybet afslaget for deres ansøgning (hvad der er drøftet på uddelingsmødet).

Af og til medsender de enkelte bedømmere kommentarer til ansøgningerne generelt, processen, vurderingskriterier m.v. og disse drøftes enten på uddelingsmødet eller status- og planlægningsmødet afhængigt af kommentarernes karakter.

Medlemmer af Ph.d.-rådet for Uddannelsesforskning kan godt være vejleder for ansøgere til Ph.d.-rådets stipendier. Rådsmedlemmer kan dog ikke deltage i prækvalificeringsprocessen af ansøgere på hjemmeinstitution, da ansøgere så vil få insiderviden fra Rådet.